Materi Kuliah Bisnis Proses Fundamental

Materi Kuliah Bisnis Proses Fundamental - Bisnis Proses Manajemen - Prodi Sistem Informasi

Bisnis Proses Fundamental

Business process management atau Manajemen Proses Bisnis adalah suatu kumpulan prinsip, metode, dan alat untuk merancang, menganalisis, dan memantau proses bisnis.

Cara Terlibat di MPB:

1. Continous Process Improvement: Mengidentifikasi isu pada proses saat ini dan memecahkannya secara bertahap

2. Business Process Re-Engineering: Membuat trobosan yang tidak memberikan nilai dengan menghilangkan biaya yang tidak secara langsung memberi nilai kepada customer.

Proses bisnis merupakan fondasi dari semua aplikasi sistem informasi. Tidak ada sistem informasi yang bekerja dengan baik tanpa memiliki proses. 

Proses bisnis bisa diartikan sebagai sekumpulan kejadian, aktivitas, dan keputusan, yang melibatkan beberapa aktor dan sumber daya, dan bersama-sama menghasilkan output yang bernilai bagi organisasi atau pelanggannya.

Unsur dan Komponen Proses Bisnis

Process Instance atau Contoh Proses

Sesuatu yang mengalir sepanjang proses model, dalam proses mining disebut juga case atau kasus. Mengalir dengan awalan permintaan dibuat sampai permintaan diterima atau ditolak (outcome).

Costumer atau Pelanggan

  • Seseorang yang bersedia membayar.
  • Penyedia dana utama untuk sebuah proses bisnis.
  • Penentu utama untuk tujuan dari proses bisnis.
  • Peningkatan proses bisnis harus memenuhi kebutuhan pelanggan.

Actor atau Aktor

Suatu yang memberi layanan pada proses untuk mencapai tujuan, dapat berupa; manusia, mesin yang membantu manusia, dan sistem perangkat lunak. Pelanggan juga bisa disebut aktor dalam suatu proses bisnis.

Object atau Objek

Bisa benda fisik (contoh; peralatan, dokumen kertas), dan juga benda immaterial (contoh; dokumen elektronik).

Misalnya, proses penyewaan peralatan melibatkan:
  • Tiga jenis aktor manusia: staff, insinyur lokasi, dan insinyur pekerjaan.
  • Dua jenis aktor organisasi: Build IT dan pemasok peralatan.
Proses ini juga melibatkan:
  • Objek fisik: peralatan sewaan.
  • Dokumen elektronik: permintaan sewa peralatan, PO, dan faktur.
  • Catatan elektronik: catatan keterlibatan peralatan dalam spreadsheet.

Activity atau Aktivitas

Langkah-langkah yang semuanya memberikan pencapaian untuk contoh proses. Aktivitas harus memiliki durasi dan harus ditulis dalam kalimat aktif, contoh: mengajukan permintaan sewa.

Event atau Peristiwa

Komponen pemicu untuk memulai atau mengakhiri proses. Event adalah komponen yang mendahului aktivitas atau langsung mengikuti aktivitas. Peristiwa tidak memiliki durasi dan harus ditulis dalam kalimat pasif, contoh: email terkirim, email diterima.

Desicion Point atau Titik Keputusan

Titik waktu ketika keputusan dibuat yang bisa mempengaruhi cara proses tersebut dijalankan. Contoh hasil inspeksi, insinyur dapat memutuskan bahwa:
  1. Peralatan harus dikembalikan.
  2. Peralatan tersebut harus diterima.

Outcome atau Hasil

  • Positive Outcome: contoh transaksi penjualan tercapai.
  • Negative Outcome: contoh transaksi penjualan dibatalkan.
Proses bisnis pada awalnya dikembangkan dari sistem manufaktur. Sebuah kandidat produk adalah sesuatu yang "berjalan melalui" beberapa pos untuk menjadi produk yang berfungsi penuh. Pada pos tertentu kandidat mengalami treatment.
  • Menambah sesuatu.
  • Mengurangi sesuatu.
  • Ubah sesuatu.

Typical Business Process 

Order to Cash

Order to Cash
Ex: Interior Design Company on Website

Quote to Order

Quote to Order

Purchase to Pay

Purchase to Pay

Process Application to Approval

Process Application to Approval
Ex: On goverment agency, when citizen with applying building permitt

Process Issue to Resolution

Process Issue to Resolution
Ex: Insurance company deal with insurance's claim

Siklus Hidup Manajemen Proses Bisnis

Dengan membangun pemikiran proses dalam organisasi:
  • Bentuk tim BPM.
  • Jelaskan arsitektur proses.
  • Tentukan ukuran kinerja proses.
  • Temukan dan model proses.
  • Menganalisis, mendesain ulang, menerapkan, dan memantau proses.
  • Memanfaatkan sistem informasi berbasis proses.

Proses ini diantaranya ada:

  1. Identification.
  2. Discovery.
  3. Analysis.
  4. Redesign.
  5. Implementation.
  6. Monitoring & Evaluation.
Siklus Hidup Manajemen Proses Bisnis

1. Identifikasi Proses

Bertujuan untuk menggambarkan proses di dalam organisasi secara keseluruhan ke dalam arsitektur proses. Organisasi berusaha menggambarkan proses dengan berjenjang, dari klasifikasi umum (landscape process), kemudian ke dalam model proses abstrak, dan selanjutnya model detail.

Identifikasi Proses
Contoh gambaran berjenjang.


Salah satu hasil dari identifikasi proses adalah definisi dari arsitektur proses. Arsitektur proses kemudian memilih proses yang tepat untuk perbaikan.

Identifikasi proses sangat erat kaitannya dengan strategi bisnis. Strategi bisnis adalah perspektif organisasi dalam menentukan tujuan bisnis.

Identifikasi dapat dilakukan juga dengan penentuan ukuran kinerja.

Biaya Waktu Kualitas
Biaya per eksekusi Waktu siklus Tingkat kesalahan
Utilitas sumber daya Waktu menunggu Pelanggaran service level agreement
Pemborosan Waktu yang tidak menambah nilai Feedback customer

Pembahasan lengkap mengenai identifikasi proses akan dibahas oleh dosen masing-masing :)

2. Penemuan Proses

Mengidentifikasi siapa pemangku kepentingan, diamati prosesnya, dilakukan wawancara, dan dibentuk wawasan serta pemetaan proses dan masalahnya. Fase ini akan menghasilkan proses model perusahaan saat ini atau dikenal dengan AS-IS model.

Penemuan Proses
Contoh penemuan proses yang melibatkan 3 aktor (Insinyur lapangan, pegawai, dan insinyur pekerja).

Materi penemuan proses atau discovery process selengkapnya akan dibahas oleh dosen masing-masing hehe.

3. Analisis Proses

AS-IS process menjadi dasar untuk dilakukannya analisis proses. Tujuan analisis proses adalah mencari kelemahan dan mengidentifikasi dampaknya terhadap kinerja proses. Terdapat beberapa metode analisis; kualitatif dan kuantitatif.

Analisis Kualitatif Analisis Kuantitatif
Analisis akar masalah. Analisis aliran.
Grafik pemilihan Analisis antrian.
Daftar masalah. Simulasi proses

Pembahasan mengenai analisis di atas dan alat-alat analisis bisa kalian dapatkan oleh dosen pengampu masing-masing :)

4. Redesain Proses

Dengan wawasan yang dihasilkan dari analisis proses, maka dapat dirancang ulang (dibaca: redesign) model proses yang diinginkan atau disebut dengan model proses To-Be. Arah re-desain dapat diatur sesuai dengan kinerja yang ingin ditingkatkan, mulai dari:
  • Waktu.
  • Kualitas.
  • Biaya.
  • Fleksibilitas.
Pembahasan lengkap mengenai process redesign bisa didapatkan oleh dosen pengampu masing-masing.

5. Implementasi Proses

Implementasi yang dimaksud adalah:
  • Menyediakan infrastruktur untuk menjalankan proses.
  • Mengedukasi orang yang bekerja pada proses tentang bagaimana proses tersebut dijalankan.
Implementasi proses dapat dilakukan dengan:
  • Change management.
  • Otomasi proses dengan menggunakan BPMS/PAIS, dll.

6. Pemantauan Proses

Implementasi proses dapat dipantau atau di-monitoring untuk memberikan kita wawasan tentang kesesuaian kinerja dari proses. Disini kita dapat melakukannya dengan teknik process mining. Jika kesesuaian kinerja tidak sesuai dengan yang kita harapkan, kita dapat memulai ulang siklus melalui penemuan, analisis, redesain, implementasi, dan monitoring kembali.

Penutup

Materi manajemen proses bisnis ini merupakan bab yang saya pelajari pada mata kuliah bisnis proses fundamental pada prodi sistem informasi di kampus saya. Dengan menulis ulang pada artikel ini mempermudah saya untuk memahami setiap informasi dari ppt yang saya lihat.

Sumber dan Referensi:
- Fundamentals of Business Process Management (Book) - M. Dumas, M. La Rosa, Jan Mendling, Hajo A. Reijers.
Mahendrawathi Erawan, S.T., MSc., PhD. (Youtube)